Procedurile în companii antreprenoriale

De cele mai multe ori, companiile antreprenoriale au plecat la drum fără o știință clară a managementului operațional. Acest lucru s-a întâmplat și se întâmplă din lipsă de resurse, lipsă de oameni, lipsă de timp și lipsă de claritate.

Uneori este suficient să ai produse și/sau servicii care sunt căutate și cerute pe piață pentru a crește afacerea ta. Până la un anumit nivel, varianta în care ”toți fac de toate” și în care implicarea antreprenorului este peste limita considerată normală (cu riscul de a-ți neglija viața personală și de familie), companiile se dezvoltă și cresc. Toată lumea este într-un iureș, se muncește enorm, se fac multe greșeli. Oamenii buni și foarte buni pleacă și vin. Este o vorbă în resurse umane conform căreia oamenii se alătură companiilor și pleacă din cauza șefului direct, respectiv a mediului din care fac parte.

Evident că partea financiară are rolul ei, este o componentă importantă în a păstra motivați oamenii de excepție.

Însă, de foarte multe ori lipsa procedurilor interne, ceața totală sau parțială în ceea ce privește responsabilitățile, ce au de făcut pentru a-și primi salarii și bonusuri, sunt factori determinanți pentru a-i îndepărta pe cei foarte buni.

Cum să creștem firma pentru a ne păstra oamenii buni?

Este aproape o modă să vorbim despre creștere, dezvoltare, să căutăm clienți noi, iar și iar. Există multă presiune pe oamenii de vânzări pentru a aduce noi clienți. Întrebarea mea pentru cei care urmăresc creșterea afacerii este însă dacă operaționalul se ridică la nivelul așteptărilor și poate să susțină creșterea.

Pentru a te ocupa de creștere, tu ca și antreprenor și oamenii cheie din cadrul firmei, ai mare nevoie de un operațional curat, cu roluri, responsabilități și proceduri bine definite, de un operațional funcțional. Ai nevoie să ai la dispoziție timp și resurse umane și financiare pentru a găsi acele modalități de creștere, care înseamnă în sine un salt cu parașuta, fără să poți prevedea ce urmează.

Singura metodă prin care poți să ai timpul și starea mentală pentru dezvoltare, este să ai cărămizi solide din ceea ce înseamnă partea operațională, să nu fii tu și oamenii cheie copleșiți de micromanagement.

Definirea rolurilor, a responsabilităților și a procedurilor

Care sunt rolurile din compania ta? Primul pas este să le pui pe hârtie, să realizezi o organigramă, în cazul în care deja există să o revizuiești, aduci la zi în funcție de necesitățile actuale, de nivelul actual al afacerii tale).

Rolurile angajaților în proceduri

Apoi, pentru fiecare dintre roluri să ai o fișă a postului cu responsabilitățile fiecărui angajat care ocupă un anumit rol. Foarte important este ca aceste responsabilități să fie însoțite de indicatori de performanță măsurabili pentru atingerea rezultatelor care se doresc de la respectivul angajat pentru a-și primi salariul de bază. Evaluarea angajaților conform acestor indicatori de performanță să fie făcută la 3 - 6 luni (în funcție de specific și nivelul business-ului).

Procedurile sunt cele care clarifică modul în care respectivele responsabilități pot fi duse la îndeplinire cu succes, oferă toate instrumentele necesare pentru a ajunge la rezultatele prognozate.

Instruirea angajaților (trainingul) cu privire la responsabilitățile specifice

O dată ce rolurile, responsabilitățile și procedurile sunt stabilite, este nevoie de instruirea oamenilor care și le vor asuma. Au nevoie de un training specific și reluat cel puțin o dată pe an sau orice câte ori apare o schimbare majoră (cum ar fi separarea rolurilor sau rescrierea unei proceduri în care sunt implicați). Doar lecturarea responsabilităților și semnarea documentelor nu înseamnă că automat oamenii au înțeles exact ce au de făcut și sunt gata să acționeze.

Adaptarea angajaților la proceduri prin training

Angajații au nevoie să poată pune întrebările necesare, să simtă că schimbarea le aduce beneficii (în funcție de ce îi motivează pe fiecare în parte), au nevoie să știe la cine apelează atunci când întâmpină dificultăți, să primească feedback constructiv și care sunt limitele de autonomie la dispoziția lor. De foarte multe ori, chiar dacă procedurile sunt bine scrise, rolurile și responsabilitățile clar definite, fără un training interactiv toate acestea nu vor avea efectul scontat și nu vor produce efectele scontate.

Sistemul de control intern

Acesta are, din perspectiva mea dublu sens, pe de o parte a se asigura zilnic, săptămânal, că rezultatele vor fi atinse, pe de altă parte pentru a corecta eventualele erori din proceduri, pentru a le îmbunătăți pe măsură ce se desfășoară activitatea.

Verificarea este unul dintre instrumentele managementului prin care corectează, apreciază și motivează angajații, zi de zi, dincolo de evaluarea de performanțe care se realizează la 3 sau 6 luni.

Sunt situații în care este nevoie de remediere imediată a sincopelor, de intervenția managerilor și/sau a antreprenorului. Pentru ca verificarea să nu fie o activitate neplăcută (pentru a nu-i da senzația angajatului că i se verifică temele de un părinte sau părinte veșnic nemulțumit) este nevoie de abilități de lider pentru manageri. Iar acestea se pot dezvolta în timp, leadershipul se învață.

Din dorința de a veni în sprijinul antreprenorilor care au ajuns la un anumit nivel al afacerii lor fără un management operațional foarte bine definit, am creat un program de consultanță și training personalizat nevoilor specifice al acestora despre care puteți afla mai multe aici. Antreprenorii, oricât de implicați și bine pregătiți sunt, au nevoie de o perspectivă exterioară pentru a-și valida acțiunile prin întâlniri și discuții cu profesioniști.